Nesta altura do ano é frequente os empreendedores considerarem a hipótese de alterar o seu programa de facturação. Infelizmente, nem sempre estão satisfeitos com o que estão a utilizar porque não conseguem corresponder às necessidades do dia-a-dia.

Uma das vezes que assisti a esta insatisfação, foi por parte de um amigo que passou o fim de semana todo a tentar aceder aos servidores da empresa para conseguir emitir uma factura urgente. Infelizmente culminou com ele a fazer umas centenas de Km para ir de propósito à empresa emitir a factura. Recordo que o comentário dele era: “ por que raio é que não consigo emitir a factura online?”

Ele tinha razão. Nos dias de hoje não se justifica ter de estar presencialmente no escritório para emitir facturas ou estar limitado apenas  um computador que pode ter o programa instalado. Em boa verdade, já nem se justifica haver a necessidade de ter um programa instalado.

Outro comentário que no último ano tem sido recorrente é: “O quê?! outra actualização das Finanças? quanto é que vai custar a actualização desta vez?”. Este é outro ponto que alguns programas de facturação, que parecem ser baratinhos, algumas vezes levantam. A cada alteração da Legislação ou das regras da Autoridade Tributária, requerem que se instale uma nova versão que tem de ser comprada. Neste ponto, mais uma vez, as aplicações Web estão em vantagem, já que as actualizações podem acontecer sem que o utilizador se tenha de preocupar se está dentro da legalidade cumprindo com todas as novas Leis.

Estes são apenas dois dos diferentes argumentos que temos ouvido junto dos empreendedores que estão insatisfeitos. 

Quando nos perguntam qual o software que devem usar? a nossa resposta é sempre a mesma: O que melhor se aplicar ao vosso caso.

É verdade que gostamos muito do Magnifinance e que este responde à maioria das necessidades de informação dos empreendedores. Mas a verdade é que há outros bons programas que permitem emitir facturas certificadas no mercado e todos têm um período de testes.

A nossa sugestão consiste na experimentação em ambiente real de diferentes aplicações para ver qual a que melhor se integra com as suas necessidades e procedimentos internos da empresa.

Deixamos alguns pontos que, para nós, são críticos na escolha de uma aplicação de facturação:
  1. Permite acesso a partir de qualquer local?
  2. Tem as actualizações incluidas no preço?
  3. Tem gestão de Stocks (caso precise)?
  4. Quantos utilizadores podem usar a plataforma?
  5. Permite a exportação/importação fácil do SAFT-PT?
  6. Tem limite de documentos mensal?
  7. Tem suporte técnico contactável?
  8. Tem limite para a criação de produtos?
  9. Permite facturas proforma?
  10. Permite criar orçamentos?
Quando o empreendedor já tem algum volume de transacções ou interesse no controlo financeiro da empresa, já se torna muito pertinente levantar outras questões, como:
  1. Permite registar as despesas?
  2. Permite despesas e facturas recorrentes?
  3. Permite antecipar o IVA?
  4. Tem limite de centros de custos?
  5. Consigo registar pagamentos parciais?
  6. Consigo saber o que tenho por pagar e por receber?
  7. Consigo associar um documento a um movimento financeiro?
  8. Tenho limite de relatórios por cliente/ fornecedor/ data/ etc.?
  9. Consigo juntar extractos de diferentes bancos com as facturas correspondentes?
  10. É algo que consigo usar sem ter um curso de Finanças?
Quando estiver a experimentar os diferentes programas para formar a sua opinião, não se esqueça das nossas dicas e de experimentar também o Magnifinance em www.magnifinance.com



  • Nuno Rodrigues
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Tags: #Faturação#Gestão financeira

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