Acreditamos que muitas empresas com quem temos falado possam estar a pagar mais impostos do que os que poderiam pagar. Existe de uma forma generalizada alguma negligência no registo de pequenas despesas que todas juntas podem ter um impacto significativo no  momento de pagar os impostos.

Quando se pensam em despesas de uma empresa as mais óbvias serão os salários, rendas, carros, etc. Então quais são estas despesas "escondidas" que podem estar a ser esquecidas? Uma grande parte são pequenos custos que as empresas têm na interação com clientes e que existe a tendência para não contar como um custo da própria empresa. Tomou um pequeno almoço com um cliente? Pediu fatura? Deslocou-se de carro ao escritório de um cliente? Pediu fatura do combustível ou realizou o respectivo mapa de itenerário?

Este conjunto de despesas pode ser caracterizado em três tipos distintos, com regras de aceitação e dedução próprios:
  1. Deslocações e Estadias: São despesas de alojamento e viagem (hotéis, aviões, comboios, taxis) e alimentação (restaurantes, pastelarias) efetuados por qualquer colaborador da empresa ao serviço da mesma fora do local de trabalho.

  2. Despesas de Representação: Qualquer despesa efetuada para representação da empresa junto de terceiros (clientes, fornecedores e outros). Incluem-se neste lote despesas  com recepções, refeições, viagens, passeios ou espetáculos oferecidos.

  3. Ajudas de Custo: Despesas em deslocações  ao serviço da empresa que visam compensar gastos acrescidos derivados dessa mesma deslocação. Ao contrário dos outros dois tipos não é necessário apresentar um documento comprovativo da despesa (fatura) pelo que torna indispensável comprovar as despesas com mapa de itinerário, nome do cliente, local e data da deslocação, tempo e objetivo de permanência.

Chamamos ainda atenção para a seguinte lista de outras pequenas despesas que frequentemente as empresas se esquecem pedir faturas:
  1. Correios
  2. Material de escritório (envelopes, canetas, etc.)
  3. Limpezas (material, serviços limpeza, etc.)
  4. Consumíveis (café, água, etc.)
  5. Papelaria (livros técnicos, etc.)
  6. Despesas com telecomunicações
Obviamente é sempre preciso ter em atenção que nem todas estas despesas podem ser colocadas nas contas da empresa sem qualquer tipo de restrição. Dependendo da atividade da empresa, algumas despesas podem ser dedutíveis de forma diferente de caso para caso. Nesse sentido o melhor será guardar todas as despesas e aconselhar-se com o seu contabilista da forma como as poderá introduzir na contabilidade da sua empresa.


  • Andre Silva
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Tags: Boas práticasDespesas

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