Muito se fala de como conseguir saber exactamente como está a saúde financeira de uma empresa. As queixas que ouvimos vão normalmente em direcção de não ter informação actualizada e que por muito que o contabilista se esforce, demora sempre um bocadinho a responder. Este bocadinho pode parecer uma eternidade quando temos de tomar uma decisão complexa. 

Com o desenvolvimento da nossa empresa fomos criando hábitos que se desenvolveram em procedimentos que nos permitem hoje saber exatamente como estão as finanças da empresa e ter uma ideia bastante aproximada do que será o futuro próximo da tesouraria.

Partilhamos aqui 3 hábitos que muito nos ajudam:

1- Facturar logo

É comum quando temos a adjudicação de um projecto não estar perto do computador, ou não estar no escritório e não podermos facturar no momento. Criamos então uma nota ou um lembrete para facturar. Claro que só nos esquecemos de facturar as pequenas coisas que, quando todas somadas, dão um valor considerável.

Para conseguir superar esta dificuldade criamos a possibilidade de facturar a partir de qualquer lugar utilizando um device com acesso à internet. Seja o computador, o telefone ou mesmo o Tablet.

2- Registar as despesas à medida que as recebemos

A pilha de facturas a registar a crescer em cima da secretária é algo que nos acontecia com frequência. A existência de facturas dispersas entre emails e cartas também não ajudava e ainda houve uma ou outra que ficou esquecida até recebermos o telefonema do fornecedor a perguntar se estava tudo bem. O que terminou com a emissão de uma segunda via porque a primeira não foi encontrada.

Face a esta dificuldade, optamos por criar a possibilidade de registar as facturas com facilidade no imediato, quer através de uma digitalização quer através do reenvio do email que trazia a factura em anexo para o Magnifinance. Com este pequeno hábito começamos a ter uma ideia muito real de quanto havia para pagar e quando.

Um desafio ainda estava por resolver, o das pequenas despesas de estacionamento e afins que se perdiam nas carteiras e nas secretárias da empresa. Para ese problema criamos o “Super Scan!” um nome muito dinâmico que reflecte a possibilidade de fotografar a factura com o telefone e enviar para o email do Magnifinance. E apenas com este gesto garantir que há uma cópia da factura e que a mesma é considerada nas despesas da empresa.

3- Afinar as previsões

Quando semanal ou mensalmente corremos os telefones dos Clientes para confirmar a data de pagamento, afinamos a data de recebimento em função da realidade não apenas da que está na factura. Assim conseguimos ter uma previsão de tesouraria mais precisa que nos dá a margem de manobra para recorrer a fontes de financiamento caso seja necessário.

Com estes 3 hábitos, acreditamos que consegue ter as finanças da sua empresa ao alcance de um clique com dados precisos e actualizados que lhe permitem tomar decisões ao seu ritmo.


  • Nuno Rodrigues
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Tags: Boas práticas

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