Alguma vez tentou marcar uma reunião com um parceiro ou cliente, mas a distância impediu essa sucessão? Aproveite os benefícios da tecnologia com as reuniões online.

 

Quando se fala da eficiência de processos, nós na MagniFinance estamos atentos. Trabalhamos todos os dias para que a nossa plataforma possa poupar tempo aos nossos clientes em tudo o que diz respeito à gestão financeira. Esse ganho de produtividade faz também parte do nosso trabalho cotidiano, estamos sempre à procura de ferramentas que melhorem os nossos resultados. É por isso que preferimos reuniões online são, mais práticas, rápidas e econômicas. Desse modo, poupamos tempo e mantemos uma elevada disponibilidade para o nosso cliente e qualidade na resposta.


A nossa preferência por reuniões via internet não surge apenas porque disponibilizamos uma plataforma online e, portanto, estamos mais familiarizados com este tipo de recurso. Pensamos, em primeiro lugar, em como podemos atender os nossos clientes com os maiores padrões de qualidade e da forma mais eficiente.

Um dos benefícios para o nosso cliente é o corte nos custos de deslocação. Numa reunião presencial, o cliente precisa vir até os nossos escritórios - ou nós precisamos ir até os seus escritórios.


Fazendo a reunião via online, ambos os lados poupam nos custos ligados à própria deslocação. Não apenas nos custos diretos, mas também no tempo gasto dentro do automóvel, os inevitáveis pequenos atrasos e a eventual multa de estacionamento por pagamento insuficiente do parquímetro. Além destes gastos, devemos também pensar nas outras tarefas que poderiam estar a ser avançadas durante estes intervalos não-produtivos. Este site fez cálculos que provam: com reuniões online, a economia total pode chegar a quase 100%.


Na MagniFinance olhamos para esta poupança de custos como uma oportunidade de manter os máximos padrões de qualidade no apoio aos nossos clientes. Mantendo reduzidas as nossas despesas, transmitimos essa diminuição para os nossos preços, que ficam mais competitivos. O mesmo ocorre com o ganho de produtividade: ao ficarmos mais produtivos, podemos aportar mais valor à nossa plataforma e reflectir esses benefícios de volta aos nossos utilizadores.

 

Faça reuniões online com seus próprios clientes

Se também quer oferecer as vantagens das reuniões online aos seus clientes, temos algumas dicas sobre como levá-las a cabo de forma produtiva. Partilhamos alguns tópicos abaixo que farão a diferença.

 

Agenda

Muitos dos procedimentos prévios à reunião são semelhantes aos de uma reunião convencional, como prospecção, pré-venda e agendamento. Um dos procedimentos que não deve ser descorado é a agenda: deve definir e transmitir bem ao seu cliente qual o objetivo e a agenda da reunião, assim como a duração estimada. O seu cliente precisa de estar a par destes detalhes para poder decidir quem deverá estar presente na reunião e qual será o melhor momento para o atender.


Ferramenta

Na MagniFinance, preferimos o Skype para as nossas reuniões online, porém há várias outras ferramentas, pagas e gratuitas, que estão disponíveis. Entre elas, estão JoinMe, WebEx, GoToMeeting e AppearIn. A sua decisão deve levar em conta o seu orçamento e a natureza do seu negócio. Por exemplo, se for uma empresa mais descontraída e jovem, o AppearIn pode ser uma boa opção. Já clientes mais tradicionais e corporativos esperam recursos mais formais, como o WebEx. Em geral, estas ferramentas também fornecem ambientes virtuais para reuniões internas, entre equipas, em que os ganhos de produtividade também são relevantes.


Teste de equipamento

Mesmo que já tenha utilizado anteriormente a ferramenta para as suas reuniões online, é prudente verificar a ligação à internet, a câmera e o microfone do seu portátil. Isso evita que ocorram falhas técnicas ao iniciar a reunião. Uma rápida chamada a um dos seus contatos, preferencialmente um contacto que se encontre fora da rede de internet do escritório, 5 a 10 minutos antes da sua reunião garantirá que a sua reunião começará sem imprevistos.


Ambiente e aparência

Organize o ambiente onde terá a reunião virtual como se fosse, de fato, receber um cliente. A modalidade online não torna a reunião menos importante e a atenção à limpeza e organização continua a ser fundamental. O mesmo se aplica à sua aparência: tenha a mesma atenção que teria se se tratasse de uma reunião presencial, porque o impacto da sua aparência será semelhante.


Vídeo ou áudio?

O vídeo é um bom formato porque permite perceber a linguagem não verbal do cliente. Ajuda a perceber se ele está mais relaxado ou mais tenso, mesmo que a pessoa não o verbalize. No entanto, se for um cliente que ainda não esteja à vontade com a câmera ou, simplesmente, não queira aparecer, continue a reunião só por áudio. O ideal é sempre abrir o seu vídeo e deixar a outra pessoa à vontade para mostrar o dela também. Caso isso não aconteça, pode decidir continuar com o vídeo ou desconectar o vídeo e passar a apenas áudio.


Esperamos ter conseguido sublinhar algumas das formas em como as reuniões online podem aumentar a produtividade da sua empresa. Mas lembramos que isto não quer dizer que estes sejam os únicos meios para conversar com os nossos utilizadores. Já falámos antes sobre como é importante estar próximo dos clientes e explicámos que estamos ao seu dispor também pelo telefone, no escritório da MagniFinance, pelo chat que temos no site ou pelo email. Escolha a forma de comunicar que lhe for mais conveniente e, seja qual for, estamos prontos para ajudar.

  • Emidia Felipe
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Tags: #BoasPráticas#Gestão

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