Esta semana estava a conversar com um amigo sobre trabalhar fora do escritório e debatíamos as vantagens dos serviços “cloud” que nos permitem ter informação partilhada com elementos da equipa e clientes e de quão pratico é ter acesso a toda a informação da empresa, mesmo quando estou fora do escritório.

Foi nesse momento que ele me assaltou com a simples pergunta: para quê?

Fiquei perplexo. Na realidade estou tão habituado a estar sempre ligado à actividade da empresa que o simples conceito de não ter acesso à informação me preocupa. Talvez porque a qualquer momento surge o telefonema de um cliente com uma dúvida de um projecto ou com um pedido novo. Ou mesmo por que posso aproveitar um intervalo para uma das tarefas de curta duração que vão ficando esquecidas durante as horas de expediente.

Tentei explicar que no dia-a-dia é quase impossível olhar para alguns dados com a tranquilidade necessária e sem as interrupções incessantes que  impedem que levemos um raciocínio até ao fim. 

Verifiquei que para quem não tem que gerir uma empresa é algo estranho que nos agarremos ao computador quando toda a família já se foi deitar para poder rever os processos em curso, ver se todas as facturas foram emitidas, quais as que já foram pagas mesmo que parcialmente, quais as novas facturas que teremos de pagar… em fim todo o controlo financeiro inerente à satisfação da necessidade de saber como vai ser o fim do mês.

Como dizia o cantor Zeca Baleiro, pior que o fim do mundo só mesmo o fim do mês. 

Um dos exemplos que me ajudou a ilustrar a necessidade de um apertado controlo de facturação decorreu numa empresa por onde passei. Nesta empresa, quando o Empreendedor estava com dificuldades de cumprir os objectivos financeiros para o mês, limitava-se a rever os serviços prestados e comparar com as facturas emitidas. Normalmente encontrava sempre coisas que tinham escapado e que ajudavam a cumprir estes objectivos.

Gradualmente foi ficando sem backlog de facturas por emitir graças a um melhor acompanhamento de procedimentos mais apertados e à utilização de centros de custos por projecto que garantiam que todos os produtos e serviços de cada projecto eram sempre facturados.

Na verdade, este controlo obsessivo sobre o que é feito e o que é facturado, é muito difícil de explicar a quem não tem de pagar ordenados ao fim do mês. Acho que apenas quem já passou pelo desafio que é ter uma empresa e saber que há famílias que dependem dos ordenados que pagamos, sente o peso da necessidade de garantir que eles são pagos.

Talvez esta seja uma das razoes que nos torna obsessivos sobre as previsões financeiras, talvez seja por isso que criamos facturas proforma sobre projectos que serão adjudicados, com uma data de pagamento realista, para poder ver como estamos em termos de facturação anual e como vai ser o IVA que estoira com qualquer tesouraria não preparada.

Voltando à questão de porque ter acesso à informação fora da empresa?

Talvez porque na empresa o empreendedor não se consiga dedicar com o foco necessário a estas temáticas, deixando para ambientes mais privados e isolados a execução destas tarefas que exigem tempo, foco e clareza de espirito para as desempenhar. Claro que ter as ferramentas certas vai reduzir e em muito o tempo dedicado e a qualidade da informação com que trabalhamos. 

O Magnifinance, que usamos na empresa, consegue responder às necessidade que sentimos. Mostra-nos os documentos todos, o que evita ter de andar com dossiers às costas, mostra como estão as contas bancárias sem precisar de ir ao site do banco, e calcula automaticamente as previsões financeiras em função das facturas e das despesas que estão no sistema.

Ajuda muito ter uma aplicação que faz algumas tarefas por nós, mas o mais importante é mesmo feito pelo empresário que sozinho tem de decidir o futuro do seu projecto.



  • Nuno Rodrigues
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Tags: Boas práticasGestão Financeira

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